Rekisteri- ja tietosuojaseloste vetsy

Rekisterin nimi:

Vetsy Oy:n asiakas- ja potilasrekisteri eläinlääkintä- ja etäeläinlääkintäpalvelun tuottamiseksi

Noudatamme EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR), kun käsittelemme ja tallennamme henkilötietoja. 

Voimme tarpeen mukana muuttaa tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta ilmoittamatta siitä etukäteen. Jos muutamme tietosuojaselostetta, ovat muutokset nähtävillä tältä tietosuojaselostesivulta.

Viimeksi muutettu 15.3.2023.

Rekisterinpitäjä:

Vetsy Oy

Y-tunnus: 3330989-9.

Osoite: PL 122, 02101 Espoo

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Tallennamme asiakasrekisteriin henkilötietoja, jotta viestintä, potilastapausta koskeva asiakasyhteydenpito, eläinpotilaan kokonaisvaltainen hoito sekä asiakkaan laskutus ovat mahdollisia. Voimme käyttää tietoja myös tilastollisiin ja palvelun kehittämistarkoituksiin.

Eläinlääkäriammatinharjoittajalla on velvollisuus noudattaa erinäisiä lakeja säilyttäessään asiakas- ja potilasasiakirjoja.

Laki eläinlääkärinammatin harjoittamisesta

15§

Potilasasiakirjat

Eläinlääkärinammatin harjoittajan on laadittava ja säilytettävä tutkimiaan ja hoitamiaan eläimiä koskevat potilasasiakirjat siten kuin ministeriö tarkemmin säätä

Maa- ja Metsätalousministeriön asetus 6/EEO/2000 Potilasasiakirjojen laatiminen ja säilyttäminen.

3 § Potilaskortistoon merkittävät tiedot ja tutkimustulokset

Potilaskortistoon on merkittävä ainakin seuraavat tiedot:

1) eläimen tai eläinten omistajan ja haltijan nimi sekä yhteystiedot;

2) eläimen tai eläinryhmän tunnistamiseksi tarpeelliset tiedot

…

7 § Potilaskortiston säilyttäminen ja hävittäminen

Potilasta koskevat tiedot on säilytettävä vähintään kolmen vuoden ajan viimeisen eläintä koskevan merkinnän tekemisestä potilaskortistoon.

…

Rekisteri voi sisältää mm.  seuraavia tietoja:

  • Asiakkaan sähköpostiosoite
  • Asiakkaan etu- ja sukunimi
  • Asiakkaan osoite
  • Asiakkaan puhelinnumero
  • Asiakkaalle luotu asiakasnumero
  • Asiakkaaseen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto
  • Ajankohdan, jolloin
    • asiakas on verkkoympäristössä (kotisivut, sovellus) asioidessaan antanut tietoisen suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn, eli hyväksynyt palvelun Käyttöehdot ja/tai Maksu- ja toimitusehdot

Tai

  • jolloin asiakas on tehnyt verkkoympäristössä chatissa tai nettiajanvarauskalenterin kautta tai puhelimessa ajanvarauksen ja luovuttanut henkilötietojaan, jotta ajanvaraus saadaan tehtyä

Tai

  • jolloin asiakas on ensimmäisen kerran asioinut Vetsy-klinikalla, eli hänen on voitu tulkita ymmärtävän, että hänen sekä hänen lemmikkinsä tiedot tallennetaan asiakas- ja potilastietojärjestelmään

Lisäksi voimme tallentaa asiakasrekisterimme potilastietoja, jotta eläinpotilaan hoito ja asianmukainen kirjanpito sekä hoito on mahdollista. Esimerkkejä tästä:

  • Eläimen nimi
  • Eläimen laji
  • Eläimen rotu
  • Eläimen syntymäpäivä
  • Eläimelle luotu potilasnumero
  • Eläinvakuutusyhtiö sekä eläimen vakuutusnumero
  • Eläintä koskeva käynti-, hoito-, sairaus-, laboratorio- sekä lääkintähistoria
  • Eläintä koskeva graafinen materiaali (kuvat, videot, ultraääni- ja röntgenkuvat)
  • Eläintä koskeva päiväkirjamateriaali
  • Eläintä koskeva muu kuva- tai tekstimuotoinen tieto

Säännönmukaiset tietolähteet:

Rekisterinpitäjä tallentaa asiakasrekisteriin asiakkaan tietoja.

Lisäksi tallennamme asiakkaan omistaman eläimen tai eläinten tietoja.

Henkilötietojen tallentaminen ja säilyttäminen

  • Rekisterinpitäjä noudattaa EU:n yleistä tietosuojasääntelyä, jonka mukaisesti Rekisterinpitäjä toimii lainmukaisesti ja läpinäkyvästi. Voit saada kerätyt tietosi itsellesi nähtäväksi.
  • Rekisterinpitäjä kerää vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja tietoja
  • Rekisterinpitäjä ei luovuta yksilöityjä tai jäljitettävissä olevia tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole sinun nimenomaista suostumustas

 tai

muuta asianmukaista syytä.

  • Asianmukaiseksi syyksi tulkitaan tietojen luovutus ja säilöminen potilastietojärjestelmässä Provet Cloud ja tietojen luovutus sen ylläpitäjälle Nordhealth Oy
  • Asianmukaiseksi syyksi tulkitaan tiedonvälitys vakuutusyhtiölle, missä eläimen omistajalla on hoidettavan eläimen sairaskuluvakuutus.
  • Asianmukaiseksi syyksi tulkitaan tiedonanto viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön mukaisissa rajoissa tai määräysten niin vaatiessa esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi.
  • Asianmukaiseksi syyksi tulkitaan tietojen luovutus perintäyhtiölle, jos asiakas ei maksa laskua.
  • Asianmukaiseksi syyksi tulkitaan aina tiedonsiirto potilaan tutkimiseen tai hoitoon tai muuhun käsittelyyn liittyville kumppaneille, kuten esimerkiksi
    • Laboratoriot tai laitokset, missä potilaan näytteitä tai tutkimustuloksia analysoidaan
    • Tuhkaamo, minne lemmikki lähtee viimeiselle matkalleen
    • potilastietojärjestelmä Provet Cloud:in tuottaman Siruhakupalvelu. Tieto auttaa lemmikkiä löytämään nopeammin kotiin, jos hän katoaa ja hänet toimitetaan paikkaa, missä hänen mikrosirunsa voidaan lukea ja luoda löytäjän ja omistajan välille alkuun anonyymi yhteyskanava. Lisätietoja: https://www.siruhaku.fi/
  • Rekisterinpitäjä tallentaa vain tarpeellisen tiedon ja pyrkii aina pitämään tiedot täsmällisinä.
  • Rekisterinpitäjä säilyttää tietoa vain sen ajan kuin tieto on tarpeen, jonka jälkeen tieto, joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole Rekisterinpitäjää velvoittavaa lakiin perustuvaa syytä.

Asiakastietojen säännönmukaiset luovutukset:

Rekisterinpitäjä ei tee säännönmukaisia asiakastietojen luovutuksia kolmansille osapuolille, yhteistyökumppaneita lukuun ottamatta.

Potilastietojen luovutus

Emme tee säännönmukaisia, suoria potilastietojen luovutuksia joissa potilas olisi jäljitettävissä.

Vetsy Oy luovuttaa säännönmukaisesti täysin anonymisoitua eläinten terveystietoa Veteva Oy:lle. Vetsy Oy ja sovelluksen omistaja ja kehittäjä Veteva Oy voivat hyödyntää anonymisoitua potilasdataa tilastollisiin tarkoituksiin, järjestelmien ja palvelun kehittämistarkoituksiin sekä tieteelliseen tutkimuskäyttöön.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle. 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä ylläpidetään teknisenä tallenteena salatun tietoliikenneyhteyden kautta salasanoin ja palomuurein suojattuina. Järjestelmään tallennettuihin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvat henkilöt ja alihankkijat. 

Asiakas- ja potilastietorekisteriä ylläpitää Vetsy Oy.

Vetsy Oy:lla on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvallisuuskäytännöt ja prosessit turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään. Henkilötietoja käsittelevällä henkilöstöllä eli eläinterveydenhuollon ammattilaisilla, kuten eläinlääkäreillä on vaitiolovelvollisuus.

Järjestelmä on suojattu suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja vahvan salasanan syöttämistä. Palvelinympäristö on suojattu salasanoilla ja asianmukaisella palomuurilla. Palvelimen ja käyttäjän koneen välinen tietoliikenne kulkee salattuna. Lisäksi rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

Tarkastusoikeudet ja oikeus vaatia tiedon korjaamista tai poistamista

Asiakkaalla on oikeus saada pääsy hänen henkilötietoihinsa.

Asiakkaalla on oikeus vaatia henkilötietojensa oikaisemista.

Asiakkaalla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista, kuitenkin ottaen huomion lain asettamat vaatimukset (esimerkiksi Laki eläinlääkärinammatin harjoittamisesta sekä Maa- ja Metsätalousministeriön asetus 6/EEO/2000 Potilasasiakirjojen laatiminen ja säilyttäminen).

Asiakasrekisterin haltija luovuttaa GDPR-asetusta noudattaen asiakkaalle hänen henkilötietojaan koskevan jäljennöksen ymmärrettävässä muodossa ja aina kirjallisesti. Pyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä Vetsy Oy, PL 122, 02101 Espoo. Vastausaika on korkeintaan kolme (3) kuukautta.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä rekisteriselosteessa mainittuihin tarkoituksiin, ellei toisin ole sovittu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä ja ellei tietojen käsittelyyn ole muuta lakiin, viranomaismääräykseen tai vastaavaan liittyvää perustetta. 

Asiakasta saatetaan lähestyä puhelimitse, sähköpostitse tai sovelluksessa liittyen potilaan eli lemmikin hoitoon.

Markkinointikieltoja (soitto, painettu suoramarkkinointi, tekstiviesti, sähköposti, sovelluksen notifikaatit (voidaanensisijaisesti itse estää sovellusasetuksista)) koskevat tietojen korjauspyynnöt osoitetaan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä Vetsy Oy, PL 122, 02101 Espoo. Vastausaika on korkeintaan kolme (3) kuukautta.

Lisäksi rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä asianmukaiselle valvontaviranomaiselle. Lisätietoja www.kuluttajaneuvonta.fi ja www.kuluttajariita.fi

Kuluttajaneuvontaan saa nopeimmin yhteyden arkisin klo 9–15 numerosta 029 505 3050. Ruotsiksi palvelua saa numerosta 029 505 3030

Oikeus peruuttaa tietojenluovutussopimus

Asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn. Asiakastietojen jäädytys tehdään kuitenkin ottaen huomion lain asettamat vaatimukset (esimerkiksi Laki eläinlääkärinammatin harjoittamisesta sekä Maa- ja Metsätalousministeriön asetus 6/EEO/2000 Potilasasiakirjojen laatiminen ja säilyttäminen).

Päivitetty Espoossa 15.3.2023